Informacje prawne
Polityka prywatności Webkowsky
Krótko i konkretnie: poniżej opisuję, jakie dane przetwarzam, po co to robię, z jakich usług korzystam i jak możesz skorzystać ze swoich praw.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest William Karol Łepkowski, osoba fizyczna działająca pod marką Webkowsky, dalej „administrator” lub „ja”.
Pod tymi danymi możesz skontaktować się ze mną w sprawach prywatności i realizacji swoich praw. Wskazany adres jest adresem korespondencyjnym, nie oznaczeniem siedziby spółki.
Polityka dotyczy strony webkowsky.com, kontaktu ze mną, umawiania rozmów i obsługi współpracy. Webkowsky jest marką, a nie odrębną osobą prawną. Rozliczanie zleceń przez Useme nie przenosi na Useme odpowiedzialności za wszystkie dane zbierane na mojej stronie.
- E-mail: will@webkowsky.com
- Adres do korespondencji: ul. Dembego 22A/3, 02-796 Warszawa, Polska.
2. Dane, które przetwarzam
Zakres informacji zależy od tego, jak korzystasz ze strony i kontaktujesz się ze mną:
Dane otrzymuję przede wszystkim od Ciebie. Informacje o rezerwacji otrzymuję także przez Calendly, a o rozliczeniu — przez Useme. Jeżeli kontaktujesz się jako przedstawiciel klienta, Twoje służbowe dane może przekazać mi klient lub inna osoba uczestnicząca w projekcie. W takim przypadku poinformuję Cię o źródle, zakresie i celu przetwarzania, jeżeli nie masz już wymaganych informacji.
Do pierwszego kontaktu nie potrzebuję numeru PESEL, kopii dokumentów tożsamości, haseł ani danych dotyczących zdrowia. Proszę nie przesyłać ich przez formularz lub kalendarz. Dane konieczne do późniejszego rozliczenia mogą być zbierane osobno przez właściwy serwis.
- Formularz: imię lub podana nazwa, adres e-mail, treść wiadomości, opcjonalnie wybrana usługa, język oraz techniczne informacje o zgłoszeniu i weryfikacji antyspamowej.
- Poczta: adres nadawcy, treść korespondencji i inne informacje, które przekażesz w związku ze swoją sprawą.
- Rezerwacja: imię, e-mail, termin spotkania, strefa czasowa i odpowiedzi udzielone w formularzu Calendly.
- Spotkanie online: nazwa uczestnika, dane połączenia oraz głos, obraz lub udostępniany ekran, zależnie od używanych funkcji.
- Współpraca: dane kontaktowe i organizacyjne, ustalenia projektu oraz informacje potrzebne do uzgodnionego rozliczenia.
- Działanie i bezpieczeństwo strony: dane techniczne, takie jak adres IP, czas i parametry żądania, odwiedzany zasób, przeglądarka, system operacyjny oraz informacje o błędach i próbach nadużyć.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Nie uznaję każdej korespondencji za wykonanie umowy. W szczególności podstawa dotycząca umowy nie obejmuje automatycznie pracownika klienta ani sytuacji, w której stroną umowy z klientem jest Useme.
Wysłanie zapytania lub rezerwacja rozmowy nie zapisują Cię automatycznie na newsletter i nie są zgodą na późniejszy marketing niezwiązany z Twoją sprawą.
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i obsługa korespondencji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań. |
| Umówienie i przeprowadzenie zamówionej rozmowy | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — organizacja kontaktu; jeżeli jest to działanie na Twoje żądanie przed zawarciem umowy bezpośrednio ze mną, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. |
| Zawarcie i wykonanie umowy bezpośrednio z Tobą | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jesteś stroną tej umowy. |
| Komunikacja z przedstawicielami klienta i koordynacja współpracy, także rozliczanej przez Useme | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — realizacja ustaleń, organizacja projektu i rozliczenia. |
| Utrzymanie strony, diagnostyka, ochrona przed spamem i nadużyciami | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie działania i bezpieczeństwa usług. |
| Realizacja obowiązków prawnych, w tym dotyczących moich rozliczeń i obsługi praw osób | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w zakresie obowiązków rzeczywiście dotyczących administratora. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw i niezbędnych dowodów. |
| Opcjonalny pomiar wizyt i zachowania po odrębnej zgodzie | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda na analitykę Google Analytics 4 lub odtwarzanie sesji Contentsquare, wyrażana osobno dla każdej kategorii. |
| Zapamiętanie wyboru prywatności i respektowanie go przy kolejnych wizytach | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w zapewnieniu działania ustawień i wykazaniu ich aktualnego stanu. |
4. Formularz, poczta i Google Sheets
Formularz korzysta z infrastruktury Vercel, ochrony antyspamowej Cloudflare Turnstile oraz usługi Resend, która przekazuje wiadomość do mojej skrzynki kontaktowej. Wynik weryfikacji i techniczny identyfikator zgłoszenia służą jego obsłudze oraz ograniczaniu nadużyć.
Jeżeli zgodzisz się na analitykę, do wiadomości z formularza mogę dołączyć ograniczone kody kampanii UTM, aby powiązać późniejszą rozmowę i wynik współpracy ze źródłem zapytania. Bez tej zgody formularz działa tak samo, ale nie dołączam kodów kampanii.
Korespondencję odbieram pod adresem will@webkowsky.com. Wybrane informacje zapisuję w Google Sheets, aby uporządkować kontakt i kolejne działania. Mogą to być dane kontaktowe, nazwa firmy, temat zapytania, status i ustalenia. Przeniesienie informacji do arkusza nie oznacza zgody na wykorzystanie jej do innych celów.
Po stronie Webkowsky dostęp do tego arkusza mam wyłącznie ja. Konto jest zabezpieczone uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Dane przetwarzają także Zoho Mail, dostawca arkusza i dostawcy infrastruktury w zakresie związanym z obsługą swoich usług. Nie oznacza to udostępnienia arkusza publicznie.
5. Calendly i rozmowy Google Meet
Do rezerwowania rozmów używam Calendly. Wczytanie kalendarza oznacza połączenie z infrastrukturą dostawcy i przekazanie danych technicznych przeglądarki oraz połączenia. Dane rezerwacji są przekazywane po ich podaniu w formularzu. Rezerwacja może być powiązana z kalendarzem i wiadomością z zaproszeniem na spotkanie.
Jeżeli zgodzisz się na analitykę, przy otwarciu kalendarza lub osobnego linku do Calendly przekazuję temu dostawcy wyłącznie ograniczone kody kampanii UTM, aby ustalić źródło rezerwacji. Bez zgody na analitykę nie dodaję tych kodów do linku.
Nie musisz korzystać z Calendly — termin możemy ustalić przez e-mail lub formularz kontaktowy. Gdy przejdziesz na stronę Calendly, korzystasz również z jego własnych funkcji i ustawień prywatności. Informacje Calendly o przetwarzaniu danych.
Rozmowa może odbywać się przez Google Meet. Włączenie kamery, mikrofonu lub udostępnienia ekranu wpływa na informacje przekazywane pozostałym uczestnikom i dostawcy usługi.
Samo umówienie lub odbycie spotkania nie oznacza zgody na utrwalanie jego przebiegu. Ta wersja polityki nie ustanawia stałego procesu nagrywania lub transkrybowania rozmów. Jeżeli zaproponuję takie rozwiązanie, przed rozpoczęciem otrzymasz osobną informację o narzędziu, celu, osobach z dostępem, czasie przechowywania i podstawie przetwarzania. Gdy podstawą będzie zgoda, możliwość rozmowy bez zapisu pozostanie dostępna. Nie potraktuję zgody na transkrypcję jako zgody na publikowanie wypowiedzi lub wykorzystywanie ich w reklamach.
6. Rozliczenia przez Useme
Jeżeli uzgodnimy rozliczenie przez Useme sp. z o.o., mogę przekazać dane niezbędne do identyfikacji klienta, kontaktu, opisu zlecenia i rozliczenia. Część danych możesz podawać bezpośrednio w Useme.
W zakresie własnej obsługi użytkowników, umów i rozliczeń Useme działa jako odrębny administrator. Nie otrzymuje automatycznie wszystkich zgłoszeń z mojego formularza. Szczegóły dotyczące własnego przetwarzania przez ten podmiot opisuje polityka prywatności Useme.
7. Odbiorcy danych
Dane mogą trafiać do następujących dostawców lub kategorii odbiorców, stosownie do funkcji, z której korzystasz:
Dostawcy mogą korzystać z podwykonawców opisanych w ich dokumentacji. Część czynności wykonują na rzecz administratora, a za niektóre własne cele odpowiadają samodzielnie. Przykładowo Cloudflare rozróżnia przetwarzanie Turnstile na rzecz klienta i własne działania doskonalące wykrywanie botów. Zasady Turnstile.
Nie sprzedaję bazy kontaktów. W przypadku powierzenia określonej obsługi projektu innemu wykonawcy poinformuję o związanym z tym przetwarzaniu i ograniczę zakres przekazywanych danych do potrzeb współpracy.
| Odbiorca | Rola w obsłudze Webkowsky |
|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting, dostarczenie strony i obsługa żądań formularza. |
| Resend | Przekazanie wiadomości z formularza oraz techniczna obsługa wysyłki. |
| Cloudflare, Inc. | Ochrona Turnstile i wykrywanie automatycznych nadużyć. |
| Calendly, LLC | Kalendarz i obsługa rezerwacji. |
| Google Sheets, Google Meet oraz powiązane funkcje kalendarza i przechowywania dokumentów. | |
| Google Analytics 4 / Google Tag Manager | Opcjonalny pomiar po zgodzie na analitykę; konfiguracja zdarzeń nie przekazuje treści formularza ani bezpośrednich danych kontaktowych. |
| Contentsquare | Opcjonalna analiza zachowania i odtwarzanie sesji po osobnej zgodzie; stosuję pełne maskowanie. |
| Zoho Corporation / Zoho Mail | Dostarczanie i przechowywanie korespondencji dla domeny webkowsky.com. |
| Profesjonalni doradcy i uprawnione organy | Wyłącznie w związku z konkretną sprawą, ochroną praw lub obowiązkiem wynikającym z przepisów. |
8. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Dostawcy usług mogą przetwarzać dane również poza EOG, w szczególności w USA, poprzez swoją infrastrukturę lub wsparcie techniczne. Europejska lokalizacja serwera nie zawsze wyklucza dostęp z innego państwa.
Dokumenty dostawców przewidują następujące mechanizmy ochrony transferów, stosownie do usługi i objętych nimi danych:
Decyzje o odpowiednim stopniu ochrony i standardowe klauzule umowne nie obejmują automatycznie każdego dostawcy ani każdej usługi. Możesz zapytać o odbiorców, zabezpieczenia i sposób uzyskania kopii, pisząc na will@webkowsky.com; kopia uwzględni prawa innych osób i informacje chronione prawem.
- Google: decyzje o odpowiednim stopniu ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework dla objętych certyfikacją podmiotów, oraz standardowe klauzule umowne. Zasady transferów Google.
- Calendly: Data Privacy Framework; jego DPA przewiduje standardowe klauzule umowne jako rozwiązanie zastępcze w opisanych w nim okolicznościach. DPA Calendly.
- Resend: standardowe klauzule umowne oraz dodatkowo Data Privacy Framework w odpowiednim zakresie. Informacje Resend.
- Cloudflare: zabezpieczenia transferów opisane w DPA, w tym standardowe klauzule umowne dla transferów objętych ich zakresem. DPA Cloudflare.
- Vercel: zabezpieczenia określone we właściwych warunkach usługi i przetwarzania. Informacje Vercel o prywatności i przetwarzaniu danych.
- Contentsquare: decyzje o odpowiednim stopniu ochrony, w tym Data Privacy Framework w zakresie objętym certyfikacją, oraz standardowe klauzule umowne dla pozostałych transferów wymagających takich zabezpieczeń, zgodnie z DPA dostawcy. DPA Contentsquare.
- Zoho: dokumentacja opisuje europejskie centra danych oraz możliwy dostęp do danych z Indii w celu wsparcia technicznego, z zastosowaniem standardowych klauzul umownych. Rzeczywiste ustawienia skrzynki i konta decydują o zakresie. Polityka prywatności Zoho FAQ Zoho o transferach.
9. Przechowywanie i usuwanie danych
Stosuję następujące okresy i kryteria:
Okresy dotyczą również kopii roboczych pozostających pod moją kontrolą. Dane mogą być usunięte wcześniej po skutecznym żądaniu, sprzeciwie lub ustaniu celu. Obowiązek zachowania określonego dokumentu nie uzasadnia przechowywania bezterminowo całej korespondencji i wszystkich danych potencjalnego klienta.
Kopie zapasowe usług mogą podlegać odrębnemu, rotacyjnemu cyklowi usuwania. Nie wykorzystuję ich do zwykłego dalszego przetwarzania danych usuniętych z aktywnych zbiorów. Retencja Resend, retencja logów Vercel.
| Dane | Okres lub kryterium |
|---|---|
| Zapytanie bez nawiązania współpracy | Przez obsługę sprawy, następnie maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu, chyba że wcześniej ustanie potrzeba przechowywania. |
| Rezerwacja i ustalenia rozmowy bez dalszej współpracy | Maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu w tej sprawie. |
| Dane w Google Sheets | Według terminu właściwego dla zapytania lub współpracy. Zapisanie lub techniczne przeniesienie rekordu nie przedłuża tego terminu. |
| Dokumentacja projektu | Przez realizację współpracy, następnie w niezbędnym zakresie przez okres właściwych obowiązków prawnych lub przedawnienia roszczeń. Rodzaj dokumentu i konkretna podstawa wyznaczają czas dalszego przechowywania. |
| Dokumenty dotyczące roszczenia lub incydentu | Przez czas potrzebny do wyjaśnienia sprawy, zakończenia postępowania i ochrony konkretnego roszczenia, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia oraz ich przerwania lub zawieszenia. |
| Wiadomości i logi wysyłkowe Resend | W standardowych planach Free, Pro i Scale — 30 dni; kopie zapasowe według cyklu dostawcy, obecnie 7 dni. Nie oznacza to usunięcia wiadomości ze skrzynki odbiorczej. |
| Standardowe logi wykonania funkcji Vercel | Dla używanej konfiguracji Hobby — 1 godzina. Nie jest to opis retencji wszystkich danych przetwarzanych samodzielnie przez dostawcę ani innych kategorii logów. |
| Dane GA4 z opcjonalnej analityki | W ustawieniach usługi widnieje 2 miesiące dla danych zdarzeń i 14 miesięcy dla danych użytkowników; reset danych użytkownika przy nowej aktywności jest włączony. Retencja standardowych raportów zbiorczych podlega odrębnym zasadom. |
| Dane Contentsquare | Plan Free zapewnia obecnie dostęp do danych Experience Analytics przez 1 miesiąc. Publiczne FAQ Contentsquare opisuje osobno domyślne okresy: do 13 miesięcy dla danych osobowych, 1 miesiąc dla odtworzeń sesji i 3 dni dla adresu IP użytego do geolokalizacji. Dostęp do danych nie jest tym samym co ich usunięcie, a okres może zależeć od kategorii i konfiguracji. Cennik Contentsquare, FAQ o prywatności Contentsquare. |
| Dokumentacja obsługi praw osób | Przez czas obsługi żądania i dalej tylko w zakresie potrzebnym do wykazania jego prawidłowej realizacji lub ochrony roszczeń. |
11. Opcjonalna analityka i odtwarzanie sesji
Po odrębnej zgodzie włączam Google Analytics 4 przez Google Tag Manager. Służy to pomiarowi wizyt, źródeł ruchu i skuteczności kontaktu. Wysyłane zdarzenia są ograniczone i oczyszczone: nie przekazuję do Google treści formularza, imion, adresów e-mail, treści wiadomości ani linków do rezerwacji. Google Signals i personalizacja reklam są wyłączone.
Po osobnej zgodzie włączam Contentsquare do analizy zachowania i odtwarzania sesji. Stosuję pełne maskowanie; treści formularza, kalendarza i pól edytowalnych są dodatkowo wyłączone z widocznej treści nagrań. Nie ustawiam identyfikatorów użytkownika ani własnych właściwości zawierających dane osobowe.
Po zgodzie dostawcy mogą przetwarzać techniczne identyfikatory sesji i zdarzeń, odwiedzane strony, podstawowe interakcje (np. wyświetlenie strony i zaakceptowany kontakt), źródło ruchu, typ urządzenia i przeglądarki oraz przybliżoną lokalizację. W ograniczonym zakresie przechowuję też w bieżącej karcie kody kampanii i identyfikatory deduplikacji zdarzeń. Nie wysyłam treści pól formularza, imion, adresów e-mail, wiadomości ani linków do rezerwacji do narzędzi analitycznych.
Analityka i odtwarzanie sesji mają osobne wybory. Zgoda na jedną kategorię nie oznacza zgody na drugą ani na kalendarz Calendly. Możesz ponownie otworzyć „Ustawienia cookies” w stopce i zmienić niezależne przełączniki. Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze używanie opcjonalnych cookies i ładowanie odpowiedniego narzędzia; nie usuwa automatycznie danych zebranych wcześniej.
Google Analytics i Contentsquare nie służą do nagrywania kamery, mikrofonu ani prywatnych rozmów. Informacje o dostawcach: Google Analytics, Contentsquare.
Reklamy Google Ads, reklamy w ChatGPT i Insight Tag LinkedIn nie są aktywne. Nie uruchamia ich zgoda na analitykę. Newsletter, cold mailing, listy klientów przekazywane platformom reklamowym i remarketing są odrębnymi procesami — nie uruchamia ich akceptacja tej polityki ani zwykłe zapytanie o ofertę.
12. Twoje prawa
W granicach określonych przez RODO przysługują Ci:
Aby skorzystać z praw, napisz na will@webkowsky.com lub pod adres korespondencyjny wskazany na początku. Odpowiem bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Jeżeli przepisy pozwalają na przedłużenie z uwagi na złożoność lub liczbę żądań, w tym terminie poinformuję o powodach i przedłużeniu, nie dłuższym niż o kolejne dwa miesiące.
Przy uzasadnionych wątpliwościach mogę poprosić o niezbędne informacje potwierdzające tożsamość. Jeżeli określonego żądania nie można wykonać, wyjaśnię przyczynę. Skorzystanie ze skargi nie wymaga wcześniejszego kontaktu ze mną. Objaśnienie praw przez EROD.
- dostęp do danych i otrzymanie ich kopii;
- sprostowanie danych;
- usunięcie danych lub ograniczenie przetwarzania;
- przenoszenie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
- sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
- bezwarunkowy sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego;
- wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
- skarga do właściwego organu nadzorczego, w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — uodo.gov.pl.
13. Dobrowolność i automatyzacja
Podanie danych jest dobrowolne. Bez wymaganych danych kontaktowych i treści sprawy nie mogę jednak odpowiedzieć na zapytanie, a bez danych wymaganych w rezerwacji — obsłużyć jej w Calendly. Brak danych koniecznych do umowy lub rozliczenia może uniemożliwić ich realizację. Pola dodatkowe pozostają opcjonalne.
Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływających. Ochrona antyspamowa może technicznie odrzucić zgłoszenie; wtedy możesz napisać bezpośrednio na e-mail.
Ta polityka nie oznacza, że Twoje dane nigdy nie opuszczą Polski, ani że wszystkie informacje techniczne są anonimowe. Ochronę realizuję przez ograniczanie danych i dostępów oraz dobór właściwych zasad ich przetwarzania.
14. Zmiany polityki
Aktualizuję politykę, gdy zmieniają się procesy, narzędzia lub dane administratora. Informacje o istotnej zmianie celu i nowe zgody, jeżeli są potrzebne, zapewniam przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.
Rejestracja działalności może wymagać aktualizacji danych identyfikacyjnych i rozliczeniowych. Jeżeli zmieni się sam administrator, osoby, których dane dotyczą, otrzymają właściwą informację. Nowa wersja polityki nie jest automatyczną zgodą na nowe cele ani nowych odbiorców.